Por Gabriel Neves
Introdução
Especialmente a partir da expansão do modelo de trabalho home office e de teletrabalho, a disponibilização de equipamentos de trabalho pelas empresas aos seus empregados se tornou prática comum para possibilitar tanto a manutenção das obrigações trabalhistas quanto a manutenção do nível de entrega dos serviços prestados, seja pelo empréstimo de notebooks, celulares e semelhantes, ou de cadeiras ergonômicas, aparelhos de conexão de internet, etc.
Contudo, como todas as práticas que envolvem o Direito Trabalhista, a sociedade deverá ter precaução na entrega de tais equipamentos, devido à possibilidade de eventual mau uso desses pelo trabalhador, com consequente prejuízo à empresa.
Nesse sentido, apesar de o empréstimo de equipamentos ser possível, a sociedade deverá primeiramente solicitar que o funcionário assine um termo para tanto – popularmente atribuído como o Termo de Uso de Equipamento, e que será mencionado como “Termo” no presente artigo – com importância singular à proteção da empresa.
Assim, o presente artigo pretende analisar detalhadamente tal importância e, em seguida, explicar como se dá a construção do Termo, seja esse incluído diretamente no Contrato de Trabalho do empregado ou em ato separado.
A importância do Termo de Uso de Equipamento
Apesar de ser um documento curto e prático, o Termo de Uso de Equipamento é extremamente importante para regular a disponibilização de equipamentos por uma sociedade à seus empregados, a fim de afastar possíveis atritos durante sua utilização ou no momento da devolução à empresa.
Nesse sentido, os objetivos principais do Termo são de formalização do empréstimo e de transparência entre o empregado e a empresa, de modo a esclarecer de fato quais são os equipamentos a serem disponibilizados, assim como os direitos e obrigações de ambas as partes no que se refere à guarda e ao uso desses itens.
Desse modo, o Termo define quais as obrigações do empregado, os cuidados ao utilizar os equipamentos da empresa e os direitos da empresa acerca do mau uso e devolução dos itens, especificando, por exemplo:
(i) Como o equipamento deve ser utilizado. Por meio do Termo, a empresa poderá definir em quais condições o equipamento poderá ser utilizado, por exemplo: apenas dentro da residência do empregado; apenas durante o horário do expediente da empresa; não usar em contato com o sol ou próximo de líquidos, etc.
(ii) Para que o equipamento deve ser utilizado. Através do Termo, a sociedade poderá definir ao empregado que o equipamento deve ser utilizado apenas para a prestação de seus serviços, de modo que os funcionários não poderão fazer uso pessoal dos itens disponibilizados.
(iii) As condições de armazenamento e cuidado do equipamento. Além disso, o Termo pode também definir os modos de armazenamento e de cuidado dos equipamentos disponibilizados, de modo a afastar o risco de dano, como por exemplo: não armazenar em contato do sol; não deixar em livre acesso para crianças ou pets, não deixar a bateria do equipamento acabar, etc.
(iv) As condições de devolução do equipamento. Ainda, o Termo poderá definir como a devolução do equipamento deverá ocorrer e em quais condições os itens deverão estar nesse momento. O usual, para proteção da empresa, é definir que o equipamento poderá ser coletado pela sociedade a qualquer momento ou no momento do encerramento do contrato, de modo que os itens estejam nas mesmas condições de quando entregas pela empresa ao funcionário.
(v) As penalidades em caso de danos ou perdas. Por fim, a empresa poderá também definir no Termo quais serão as penalidades aos empregados em caso de danos ou perdas aos equipamentos disponibilizados, como a obrigação de devolução do valor do item (usualmente por meio de desconto na folha de pagamento).
Desse modo, o Termo incentiva os empregados a cuidarem melhor dos equipamentos fornecidos, pois ficam cientes de suas responsabilidades e possíveis penalidades. Isso aumenta a vida útil dos itens e reduz os custos da empresa com reparos e substituições.
Construção e utilização do Termo de Uso de Equipamento
Na construção do Termo de Uso de Equipamento, alguns elementos deverão ser incluídos pela sociedade, a depender do caso concreto.
Inicialmente, o Termo deverá ser um documento escrito e assinado tanto pelo empregado quanto pela empresa, contendo expressamente os equipamentos a serem disponibilizados, e os direitos e obrigações das partes quanto a tais itens.
Esse documento poderá ser – e se recomenda que seja – o próprio Contrato de Trabalho, por meio de cláusula que especifique os itens a serem disponibilizados durante o vínculo trabalhista entre as partes. Nesse caso, não deixa de ser necessário que o trabalhador analise a cláusula e entenda o que está aceitando, para ter a opção de escolha de assinar o Contrato ou não. Contudo, o Termo poderá também se dar por ato separado do Contrato, em momento posterior à contratação.
Dessa forma, o Termo de Uso deverá conter alguns pontos expressos:
- Principais dados do empregado. O termo deverá ser específico e individualizado para cada empregado, incluindo seus principais dados de forma que seja possível identificá-lo.
- Informações dos equipamentos. O termo deverá especificar individualmente cada um dos equipamentos disponibilizados, incluindo seu modelo, número de série, dimensões, especificações e estado atual, de forma que seja possível identificá-los.
- Determinação dos prazos de entrega e devolução do equipamento. A importância de se determinar os prazos de entrega e devolução dos equipamentos se dá para proteger a empresa, de modo a conseguir provar, por meio do Termo assinado, quais são seus direitos com relação aos itens disponibilizados, assim como a realidade da relação com o empregado.
- Declaração expressa das obrigações dos empregados. Conforme já aprofundado nesta publicação, o recomendado é criar uma definição específica das obrigações do empregado quanto aos equipamentos disponibilizados, especificando, por exemplo: como e para que o equipamento deve ser utilizado; e as condições de armazenamento e devolução dos equipamentos.
- Penalidades. Além disso, é de extrema importância que o Termo defina as penalidades aplicáveis ao empregado, caso ele não mantenha os equipamentos em perfeito estado de conservação e funcionamento. Desse modo, o Termo poderá definir que o funcionário se compromete a pagar o valor correspondente do equipamento, caso esse seja danificado ou perdido, por uso inadequado, negligência ou extravio.
- Informações de eventual seguro do equipamento. Por fim, o Termo também deverá dispor acerca de eventual seguro contratado do equipamento, a ser acionado em caso de avarias, roubo, perda ou qualquer outro motivo que inviabilize o uso do equipamento, proibindo, ainda, que o empregado realize manutenção nos itens sem prévia e expressa autorização da empresa (em face do risco de perda da cobertura do seguro).
Por fim, quando a relação empregatícia entre as partes se encerrar ou a empresa revogar o empréstimo, e considerando eventual aviso prévio incluso no Termo de Uso, o empregado deverá devolver todos os equipamentos à sociedade.
Conclusão
Por meio do estudo realizado, entende-se a importância de se firmar um Termo de Uso de Equipamento com os empregados antes da disponibilização dos itens, a fim de esclarecer todos os direitos e obrigações das partes quanto ao empréstimo dos equipamentos. Nesse sentido, consultar um profissional de sua confiança e seguir os preceitos legais são passos essenciais para o apropriado relacionamento com seus colaboradores. Caso tenha interesse em receber maiores informações e publicações relacionadas aos direitos empresariais, fique conectado no site e nas redes sociais da Caputo Duarte Advogados.
*Gabriel Neves – Estagiário no Escritório Caputo Duarte Advogados. Graduando em Direito pela Universidade Federal de Pelotas (UFPel); Membro do grupo de pesquisa “O Direito Privado na Contemporaneidade” da UFPel; Atuação em projetos de escrita científica com foco em direito digital, empresarial e contratual; Estágio nos setores Trabalhista, Startups, e Empresarial; Estágio na Caputo Duarte Advogados, assessoria empresarial especializada em startups e empresas de base tecnológica.
