Ana Oliveira Mattos*
1) Introdução
Assinar contratos faz parte da rotina de qualquer empresa. Seja para formalizar a entrada de um novo cliente, fechar parceria com fornecedores, contratar colaboradores ou proteger ideias por meio de NDAs (Acordos de Confidencialidade), a assinatura é um passo indispensável para dar segurança às relações jurídicas entre as partes.
Com a digitalização dos processos, a assinatura eletrônica se tornou o caminho natural: é mais rápida, reduz custos e elimina burocracias. Hoje, poucas empresas ainda imprimem contratos para assinar à mão. O problema é que, junto com essa facilidade, surgem dúvidas muito comuns entre empreendedores: qual tipo de assinatura eletrônica é realmente segura? É preciso certificado digital? Todas as plataformas oferecem a mesma validade jurídica? Qual delas faz mais sentido para o estágio atual da empresa?
Ferramentas como Autentique, Clicksign, DocuSign, Adobe Sign e até o Gov.br oferecem soluções diferentes — com níveis variados de segurança, custos e funcionalidades. Escolher sem critério pode gerar desde simples ineficiências operacionais até riscos jurídicos relevantes, especialmente em contratos mais sensíveis.
Neste artigo, vamos esclarecer quais são os tipos de assinatura eletrônica existentes, explicar quando cada um deles é mais adequado e apresentar um comparativo prático entre as principais plataformas, ajudando empreendedores a fazer escolhas mais seguras e alinhadas à realidade do seu negócio.
2) A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?
Os contratos assinados eletronicamente são válidos no Brasil, desde que atendam aos requisitos gerais de validade dos negócios jurídicos. Essa é uma dúvida muito comum entre empreendedores, mas a legislação brasileira já acompanha a realidade digital há bastante tempo.
De forma geral, o Direito brasileiro adota o princípio da liberdade de forma: se a lei não exigir uma forma específica para determinado contrato, as partes podem firmá-lo por meio eletrônico, inclusive com assinatura digital ou eletrônica.
Algumas normas ajudam a entender por que a assinatura eletrônica é juridicamente aceita:
- Código Civil: estabelece que o contrato é válido quando há partes capazes, objeto lícito e manifestação de vontade, sem exigir, como regra, a assinatura física em papel.
- Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014): reconhece a legitimidade das comunicações e registros eletrônicos, bem como sua utilização como meio de prova, reforçando a validade de atos praticados no ambiente digital.
- Medida Provisória nº 2.200-2/2001: instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e reconheceu a validade de assinaturas eletrônicas, inclusive fora do certificado digital, desde que aceitas pelas partes.
- Lei nº 14.063/2020: organizou os tipos de assinatura eletrônica no Brasil (simples, avançada e qualificada), deixando claro que nem todo documento exige certificado digital.
Na prática, isso significa que a assinatura eletrônica não é um “atalho informal”, mas uma forma legítima de manifestação de vontade, desde que permita comprovar quem assinou e que o documento não foi alterado após a assinatura.
O que o Judiciário costuma analisar em caso de disputa é se o contrato permite demonstrar:
- Autoria: quem assinou o documento;
- Integridade: se o conteúdo foi alterado ou não após a assinatura;
- Manifestação de vontade: se as partes concordaram livremente com os termos.
É exatamente nesse ponto que entram as plataformas de assinatura eletrônica: elas registram dados como data, hora, IP, identificação do signatário e histórico de eventos, criando uma trilha de auditoria que pode servir como prova.
Um alerta importante:
Nem todo contrato exige o mesmo nível de segurança. Embora a assinatura eletrônica seja válida, contratos com maior relevância jurídica e impacto econômico demandam cuidados adicionais. Utilizar um tipo de assinatura inadequado em documentos mais sensíveis — como uma locação, um contrato estratégico ou um acordo de longo prazo — pode gerar discussões futuras, especialmente quando não há registros técnicos suficientes para comprovar a autoria e a integridade da assinatura.
Por isso, antes de escolher uma plataforma ou um tipo de assinatura padrão, é fundamental entender as diferenças entre os tipos de assinatura eletrônica.
3) Os tipos de assinatura eletrônica: entenda as diferenças
Embora muitas vezes tratadas como sinônimos, nem toda assinatura eletrônica é igual. A legislação brasileira reconhece diferentes tipos de assinatura, cada um com níveis distintos de segurança, complexidade e adequação conforme o risco do contrato.
Entender essas diferenças é essencial para que a empresa não use uma solução simples demais para um contrato sensível, nem uma solução excessivamente complexa onde isso não é necessário.
3.1) Assinatura eletrônica simples
A assinatura eletrônica simples é a forma mais básica de manifestação de vontade no ambiente digital. Ela pode ocorrer, por exemplo, quando a pessoa aceita um documento por meio de um clique, preenche um formulário online ou insere uma assinatura desenhada no PDF.
Características principais:
- Identificação básica do signatário (normalmente e-mail ou dados informados);
- Baixo custo e alta facilidade de uso;
- Não exige certificado digital.
Quando faz sentido utilizar:
- Contratos de baixo risco;
- Documentos padronizados;
- NDAs simples, isto é, acordos de confidencialidade que envolvem informações de menor sensibilidade, sem impacto estratégico relevante ou exposição significativa em caso de descumprimento;
- Termos de uso ou políticas internas.
⚠ Ponto de atenção: Sozinha, a assinatura simples oferece menor robustez probatória. Em contratos mais relevantes, pode ser insuficiente se não houver outros elementos que comprovem autoria e integridade.
3.2) Assinatura eletrônica avançada
A assinatura eletrônica avançada é a mais utilizada em operações cotidianas no mercado privado, especialmente por startups e empresas em crescimento. Ela adiciona camadas extras de segurança, permitindo uma comprovação mais sólida da identidade do signatário e do momento da assinatura.
Características principais:
- Autenticação por e-mail, SMS, token ou login;
- Registro de data, hora, IP e dispositivo;
- Geração de trilha de auditoria;
- Não exige certificado digital ICP-Brasil.
Quando faz sentido para empresas:
- Contratos com clientes e fornecedores;
- Contratos de prestação de serviços;
- Contratos societários simples;
- Relações comerciais recorrentes.
Vantagem prática: Ela equilibra segurança jurídica e praticidade, sendo suficiente para a maioria dos contratos empresariais, desde que bem implementada.
3.3) Assinatura eletrônica qualificada (certificado digital)
A assinatura eletrônica qualificada é aquela realizada com certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil. É o nível mais alto de segurança previsto na legislação brasileira.
Características principais:
- Vinculada a um certificado digital pessoal ou empresarial;
- Presunção legal mais forte de autoria;
- Maior custo e complexidade operacional;
- Exige que o signatário possua certificado válido.
Quando faz sentido para empresas:
- Contratos de alto risco jurídico;
- Atos que envolvem órgãos públicos;
- Situações em que a lei ou o regulamento exigem expressamente certificado digital;
- Operações societárias mais sensíveis ou reguladas.
⚠ Ponto de atenção: Apesar de ser a mais robusta, nem sempre é a mais eficiente. Em muitos casos, o custo e a fricção operacional não se justificam para a realidade da empresa.
Não existe “a melhor assinatura”, existe a mais adequada para o tipo de negociação sendo celebrada.
Um erro comum é acreditar que apenas a assinatura com certificado digital é válida, ou que usar o nível mais alto sempre é a melhor escolha. Na prática, isso não é verdade.
O critério correto é avaliar:
- tipo de contrato;
- risco envolvido;
- volume de documentos;
- experiência do usuário (clientes, parceiros, colaboradores).
É a partir dessa análise que a empresa deve escolher o tipo de assinatura eletrônica e, consequentemente, a plataforma mais adequada.
4) O papel das plataformas de assinatura eletrônica na redução de riscos jurídicos
Depois de entender os diferentes tipos de assinatura eletrônica, surge uma pergunta prática: por que não simplesmente enviar um PDF por e-mail e pedir para a outra parte “assinar e devolver”?
A resposta está no risco jurídico envolvido.
Embora seja tecnicamente possível assinar um documento eletrônico sem o uso de uma plataforma especializada, essa prática costuma deixar lacunas importantes de prova, que só aparecem quando surge um conflito.
Plataformas de assinatura eletrônica não servem apenas para “coletar assinaturas”. O principal valor jurídico dessas ferramentas está na produção de evidências técnicas, capazes de demonstrar, em eventual disputa:
- quem assinou o documento;
- quando a assinatura ocorreu;
- a partir de qual dispositivo ou IP;
- se o conteúdo foi alterado após a assinatura;
- a sequência dos eventos (envio, visualização, aceite).
Esses dados formam a chamada trilha de auditoria, que pode ser utilizada como meio de prova e costuma ser decisiva para afastar alegações de fraude, vício de consentimento ou inexistência de assinatura.
Do ponto de vista do Judiciário, o que importa não é o nome da plataforma, mas a capacidade de comprovação da manifestação de vontade das partes. Nesse contexto, plataformas especializadas reduzem significativamente o risco jurídico porque preservam a integridade do documento após a assinatura, registram eventos de forma automatizada e imparcial, e dificultam alegações genéricas de falsidade ou desconhecimento do contrato.
Para empresas, isso é especialmente relevante, já que contratos costumam ser assinados à distância, com pessoas em diferentes cidades ou países, em grande volume e com pouca margem para erro operacional.
Outro ponto frequentemente ignorado é a proteção de dados pessoais. Ao utilizar plataformas profissionais, a empresa tende a contar com:
- ambientes mais seguros para armazenamento de contratos;
- controles de acesso por usuários;
- políticas de retenção e tratamento de dados alinhadas à LGPD.
Isso reduz riscos não apenas contratuais, mas também regulatórios, especialmente em negócios digitais que lidam com dados de clientes, parceiros ou colaboradores.
Por fim, é importante destacar: nenhuma plataforma elimina riscos por si só. Usar uma ferramenta robusta com um tipo de assinatura inadequado para determinado contrato pode gerar problemas da mesma forma.
A escolha correta envolve:
- definir o tipo de assinatura adequado;
- selecionar a plataforma compatível com o volume e a complexidade dos contratos;
- adotar padrões internos de uso.
É exatamente nesse ponto que surge a dúvida mais comum entre empreendedores: qual plataforma escolher?
No próximo tópico, faremos um comparativo prático entre as principais plataformas de assinatura eletrônica utilizadas por empresas, destacando diferenças de custo, segurança e aplicabilidade.
5) Comparativo entre as principais plataformas de assinatura eletrônica
Depois de entender os tipos de assinatura eletrônica e o papel das plataformas na redução de riscos jurídicos, chega o momento mais esperado pelos empreendedores: qual ferramenta escolher?
A resposta curta é: depende do estágio da empresa, do volume de contratos e do nível de risco envolvido.
Abaixo, reunimos as principais diferenças entre as plataformas mais usadas no mercado:
| Plataforma | Tipo de assinatura | Plano gratuito | Indicação principal |
| Autentique | Eletrônica simples e avançada | Sim (limitado) | startups early stage |
| Clicksign | Eletrônica simples, avançada e digital | Teste / limitado | empresas em crescimento |
| DocuSign | Eletrônica simples, avançada e digital | Não | Empresas com alto volume |
| Adobe Acrobat Sign | Eletrônica simples, avançada e digital | Não | Empresas mais maduras |
| Gov.br | Eletrônica avançada (padrão governo) | Sim | Assinaturas pontuais |
Observação: As informações acima refletem as funcionalidades mais comumente utilizadas e divulgadas pelas plataformas em seus planos padrão, podendo variar conforme o tipo de assinatura contratado, o plano escolhido e atualizações dos próprios serviços. Algumas plataformas oferecem recursos adicionais, como assinatura com certificado digital, mediante configurações específicas ou contratação de módulos adicionais.
5.1) Autentique
A Autentique é uma plataforma brasileira muito popular entre empresas em estágio inicial.
| Autentique | |
Pontos fortes
|
Pontos de atenção
|
Indicação: startups early stage, com baixo volume de contratos e necessidade de simplicidade.
5.2) Clicksign
A Clicksign também é brasileira e costuma ser escolhida por empresas que estão começando a escalar operações.
| Clicksign | |
Pontos fortes
|
Pontos de atenção
|
Indicação: empresas em crescimento, com aumento de volume contratual e necessidade de automação.
5.3) DocuSign
A DocuSign é uma das plataformas mais conhecidas globalmente, com foco claro em empresas de médio e grande porte.
| DocuSign | |
Pontos fortes
|
Pontos de atenção
|
Indicação: empresas mais maduras, scale-ups ou empresas com operações internacionais.
5.4) Adobe Acrobat Sign
O Adobe Sign é a solução de assinatura eletrônica integrada ao ecossistema Adobe.
| Adobe Acrobat Sign | |
Pontos fortes
|
Pontos de atenção
|
Indicação: empresas mais estruturadas ou empresas que já usam intensamente o Acrobat.
5.5) Gov.br
O Gov.br é um serviço público e gratuito, com foco em assinaturas formais.
| Gov.br | |
Pontos fortes
|
Pontos de atenção
|
Indicação: assinaturas pontuais, especialmente envolvendo órgãos públicos ou documentos específicos.
O que esse comparativo mostra, na prática?
- Plataformas diferentes resolvem problemas diferentes;
- Usar uma ferramenta “grande demais” pode gerar custo e fricção desnecessários;
- Usar uma ferramenta simples demais para contratos sensíveis pode gerar risco jurídico;
- O critério correto é alinhar tipo de assinatura + plataforma + estágio da empresa.
No próximo tópico, vamos justamente aprofundar esse ponto e mostrar qual plataforma faz mais sentido de acordo com o estágio do negócio, do early stage à escala.
6) Qual plataforma escolher de acordo com o estágio da empresa
Depois de entender os tipos de assinatura eletrônica e as diferenças entre as plataformas disponíveis, a pergunta que costuma ficar é: qual delas faz mais sentido para a minha empresa agora?
Não existe uma resposta única. A escolha mais segura depende do momento do negócio, do volume de contratos e do nível de risco jurídico envolvido.
6.1) Empresas em estágio inicial (early stage)
Nesse estágio, a empresa costuma ter:
- poucos contratos por mês;
- orçamento limitado;
- equipe enxuta;
- necessidade de agilidade.
O que priorizar:
- Facilidade de uso;
- Baixo custo ou plano gratuito;
- Assinaturas eletrônicas simples ou avançadas para contratos padrão.
Plataformas que costumam funcionar bem:
- Autentique;
- Clicksign (em planos iniciais ou testes)
Para NDAs, contratos simples de prestação de serviços, parcerias iniciais e documentos internos, essas soluções costumam atender bem sem gerar custo excessivo.
6.2) Empresas em crescimento (growth)
Aqui, o cenário muda:
- aumento no número de contratos;
- mais clientes, fornecedores e parceiros;
- início de padronização e automação;
- maior exposição a riscos jurídicos.
O que priorizar:
- Assinatura eletrônica avançada como padrão;
- Trilha de auditoria robusta;
- Organização e gestão de documentos;
- Possibilidade de integração com sistemas internos.
Plataformas que costumam fazer mais sentido:
- Clicksign;
- DocuSign (dependendo do orçamento).
Nesse estágio, a plataforma deixa de ser apenas operacional e passa a fazer parte da governança jurídica da empresa.
6.3) Empresas mais maduras ou em escala (scale-up)
Para empresas em escala, é comum encontrar:
- alto volume de contratos;
- times jurídicos ou administrativos dedicados;
- operações mais complexas ou internacionais;
- maior exigência de compliance e segurança.
O que priorizar:
- Fluxos avançados de assinatura;
- Integrações e APIs robustas;
- Controles de acesso e governança;
- Possibilidade de uso de certificado digital quando necessário.
Plataformas mais indicadas:
- DocuSign;
- Adobe Acrobat Sign.
Aqui, o custo costuma ser compensado pela eficiência operacional, pela redução de riscos e pela escalabilidade do processo contratual.
E o Gov.br, onde entra?
O Gov.br não costuma ser a ferramenta principal para empresas, mas pode ser útil em situações específicas, como:
- assinaturas pontuais de documentos formais;
- interações com órgãos públicos;
- atos isolados que exigem alto grau de identificação.
Ele não substitui uma plataforma de gestão contratual, mas pode complementar o ecossistema jurídico da empresa.
7) Erros comuns no uso de assinatura eletrônica (e como evitá-los)
A assinatura eletrônica facilita muito a vida das empresas, mas, quando usada sem critério, pode gerar riscos jurídicos relevantes. Na prática do dia a dia, alguns erros se repetem com frequência e só aparecem quando o contrato é questionado.
Conhecer esses pontos ajuda a evitar problemas antes que eles virem um litígio.
7.1) Usar o mesmo tipo de assinatura para todos os contratos
Um dos erros mais comuns é adotar um único padrão de assinatura eletrônica, independentemente do tipo de contrato.
Por que isso é um problema?
- Um NDA simples não tem o mesmo risco de um contrato com cliente estratégico ou um acordo societário.
- Usar assinatura simples em contratos sensíveis pode fragilizar a prova da manifestação de vontade.
Como evitar: classifique os contratos por nível de risco e defina:
- assinatura simples para documentos de baixo risco;
- assinatura eletrônica avançada como padrão;
- assinatura qualificada (certificado digital) para casos específicos.
7.2) Não guardar (ou não saber onde está) a trilha de auditoria
A assinatura em si não é tudo. A prova está nos registros.
Erro comum:
- baixar apenas o PDF assinado e ignorar o relatório de auditoria;
- perder acesso à conta da plataforma;
- não saber localizar os registros técnicos.
Como evitar:
- centralizar contratos e relatórios de auditoria;
- garantir que a conta esteja vinculada à empresa, não a um e-mail pessoal;
- definir responsáveis internos pela gestão documental.
7.3) Usar contas pessoais para assinar contratos da empresa
Esse erro é mais comum do que parece, especialmente em empresas no início.
Riscos envolvidos:
- dificuldade de provar que a assinatura representava a empresa;
- problemas em caso de saída de sócios ou colaboradores;
- perda de acesso aos documentos.
Como evitar:
- criar contas corporativas nas plataformas;
- definir quem pode enviar e assinar contratos em nome da empresa;
- formalizar poderes de representação.
7.4) Acreditar que “qualquer plataforma serve”
Nem toda plataforma atende a todas as realidades.
Erro comum: Escolher a ferramenta apenas pelo preço ou por indicação informal, sem avaliar o tipo de assinatura oferecida, a robustez da trilha de auditoria, a adequação ao volume de contratos e o alinhamento com a LGPD.
Como evitar: antes de escolher, avalie:
- o tipo de contrato mais comum na empresa;
- o volume mensal de assinaturas;
- o estágio do negócio;
- o nível de risco jurídico envolvido.
7.5) Ignorar a LGPD no processo de assinatura
Assinar contratos envolve dados pessoais: nome, CPF, e-mail, IP, assinatura, entre outros.
Riscos:
- uso de plataformas sem critérios mínimos de segurança;
- ausência de política de retenção e controle de acesso;
- exposição desnecessária de dados.
Como evitar:
- utilizar plataformas com práticas claras de proteção de dados;
- limitar acessos internos;
- tratar contratos como documentos sensíveis.
A tecnologia ajuda, mas não substitui critério jurídico
A maioria dos problemas envolvendo assinatura eletrônica não decorre da tecnologia, mas da falta de critério na escolha do tipo de assinatura, da plataforma ou do processo interno.
Com um mínimo de planejamento, a assinatura eletrônica deixa de ser um risco e passa a ser uma aliada da governança jurídica da empresa.
8) Conclusão
A assinatura eletrônica deixou de ser uma exceção e se tornou parte essencial da rotina das empresas. Usada corretamente, ela traz agilidade, redução de custos e eficiência operacional. Usada sem critério, porém, pode gerar insegurança jurídica e problemas que só aparecem quando o contrato é questionado.
Ao longo deste artigo, vimos que não existe uma única “assinatura eletrônica ideal” para todos os casos. O que existe é a combinação adequada entre o tipo de contrato, o nível de risco envolvido, o tipo de assinatura eletrônica e a plataforma mais compatíveis com o estágio da empresa.
Para a maioria dos contratos empresariais no ambiente privado, a assinatura eletrônica avançada, realizada por plataformas que geram trilha de auditoria e registros técnicos, costuma ser suficiente e segura. Já a assinatura com certificado digital deve ser reservada para situações específicas, em que há exigência legal ou risco jurídico elevado.
Mais importante do que escolher a ferramenta “mais famosa” é estruturar um processo interno de assinaturas, com critérios claros, contas corporativas, guarda adequada dos documentos e atenção à proteção de dados pessoais.
Em um ecossistema em que contratos são celebrados de forma cada vez mais rápida e remota, a assinatura eletrônica é uma decisão estratégica de governança jurídica.
Antes de definir um padrão de assinatura eletrônica para sua empresa, vale avaliar com cuidado os riscos envolvidos e a maturidade do negócio. Um suporte jurídico especializado pode ajudar a escolher a plataforma adequada, definir políticas internas de assinatura e evitar problemas futuros que custam muito mais do que a prevenção.
Quer saber mais? Agende uma consulta
*Ana Oliveira Mattos – Estagiária no Escritório Caputo Duarte Advogados. Graduanda em Direito pela Universidade Federal Fluminense (UFF); Membro do grupo de pesquisa “Observatório de Direito e Tecnologia”, da UFF. Estágio no Ministério Público Federal (PRRJ). Alumni da Enactus Brasil. Atuação em projetos de empreendedorismo social.
